解读《电子劳动合同订立指引》,规范签订电子劳动合同

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解读《电子劳动合同订立指引》,规范签订电子劳动合同

近日,人社部印发《电子劳动合同订立指引》(以下简称“指引”),对电子劳动合同的订立、调取、储存和应用规范做出了明确规定,指导用人单位和劳动者依法规范订立电子劳动合同。

为了帮助用人单位和劳动者快速掌握电子劳动合同签署要领,契约锁结合《指引》内容整理出关于电子劳动合同的内容、签署、保存、调用等全过程规定,以及相关技术和信息安全要求,助力电子劳动合同在用人单位安全、规范普及。

一、背景分析:

1、《指引》印发的目的

2020年3月10号人力资源社会保障部办公厅印发《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》(人社厅函〔2020〕33号)已经明确用人单位与劳动者协商一致可以电子形式订立书面劳动合同。

本《指引》的目的旨在进一步明确电子劳动合同就是书面劳动合同,并指导用人单位和劳动者依法规范订立电子劳动合同。

2、指引的法律法规依据

1)《中华人民共和国劳动合同法》:由第十届全国人民代表大会常务委员会第二十八次会议于2007年6月29日修订通过,自2008年1月1日起施行。2012年12月28日第十一届全国人民代表大会常务委员会第三十次会议《关于修改〈中华人民共和国劳动合同法〉的决定》修正。

2)《中华人民共和国电子签名法》:第十三届全国人民代表大会常务委员会第十次会议于2019年4月23日修正。

3)《中华人民共和国民法典》:十三届全国人大三次会议于2020年5月28日表决通过,自2021年1月1日起施行。

3、核心原则

确保电子劳动合同真实、完整、准确、不被篡改。

4、未来发展趋势

随着《指引》深入宣传应用,各地将会逐步建设电子劳动合同业务信息系统和公共服务平台,及时公布接收电子劳动合同的数据格式和标准,逐步推进电子劳动合同在人力资源社会保障政务服务中的全面应用。

目前,北京、山东青岛、浙江杭州和建德、辽宁沈阳以及云南昆明等地已经陆续出台政策,积极研究落实电子劳动合同应用,对电子劳动合同普及应用做出规定和规划:

• 2020年11月,北京市人力资源和社会保障局发布《关于推进电子劳动合同相关工作的实施意见》,在全市推进实施电子劳动合同。并对电子劳动合同的订立、适用范围、具体实行措施以及应用场景做出了明确规定。

• 2020年11月,沈阳市人力资源和社会保障局发布《关于推广使用电子劳动合同的实施意见》,在全市推广应用“电子劳动合同”,形成“线上签约、链上管理、大数据应用”的劳动合同电子化应用管理新模式。

• 2020年11月,云南省昆明市官渡区率先在全省推行电子劳动合同试点,积极探索“互联网+劳动关系”工作,打造高效便捷的企业服务平台。

• 2021年2月,青岛市人力资源和社会保障局等4部门联合印发《青岛市推广电子劳动合同和电子集体合同赋能企业高质量发展三年行动方案》,明确将通过政府购买服务的方式确定电子合同签署服务商,在3年内逐步为青岛市辖区内登记注册的企业,提供免费的电子劳动合同、电子集体合同的SaaS签署及相关的存证、出证服务。

• 2021年3月,浙江省建德市人力社保局党组专题研究,指出要通过建德人社官网发布建德人社网签电子劳动合同平台上线信息,广泛宣传网签电子劳动合同的推广意义,消除企业顾虑。

• 2020年底,杭州人社局建设完成杭州人社网签电子劳动合同平台(简称“杭云签”),2021年3月初杭云签在杭州全市推广运行,向用人单位提供从合同发起签约、签署、保存到快速查阅、调用和管理的全流程服务,满足用人单位不同签约场景的需求。

日前,契约锁与杭州人社局签订应用试点合作协议,成为接入“杭云签”的网签服务商之一。通过政企合作模式,建立可签、可管、可信、可用的电子劳动合同生态体系。

契约锁支持与“各地人力资源社会保障部门等政府部门建设的电子劳动合同平台”无缝集成,借助自身的网签服务能力和数据资源优势,帮助推动各地电子劳动合同网签标准建立,为用人单位提供安全、便捷的电子合同数据上传服务,促进用人单位实现人力资源管理降本增效,提升地方人力资源管理效率。

二、电子劳动合同合法有效性要求

1、采用电子劳动合同需与劳动者协商一致

《指引》第一条中就指出,本指引所指电子劳动合同,是指用人单位与劳动者按照《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国电子签名法》等法律法规规定,经协商一致,以可视为书面形式的数据电文为载体,使用可靠的电子签名订立的劳动合同。

解读:

如果劳动者不同意订立电子劳动合同,并要求签订纸质版合同的,用人单位应该尊重劳动者的意愿,及时与劳动者签订纸质劳动合同,而不能强制要求劳动者订立电子劳动合同。

此外,《指引》第十三条规定,双方订立电子劳动合同后,若劳动者需要电子劳动合同纸质文本的,用人单位需要至少免费提供一份,并通过盖章等方式证明与数据电文原件一致。

契约锁说明:

因此,用印单位和劳动者协商一致是订立电子劳动合同的前提,在实际签署过程中可能存在劳动者要求签署纸质劳动合同或者打印电子劳动合同原件的需求。

契约锁电子签章系统支持“电子签章+防伪打印”输出签署方案,如果劳动者想签纸质合同,用人单位可以内部电子用印后通过防伪打印机输出纸质合同给劳动者签署。

也能双方签署电子劳动合同后,防伪输出一份与电子劳动合同原文件一致的纸质合同,提供防伪码智能比对合同内容,帮助各单位结合实际需求灵活调整方案。

【点击查看】:契约锁防伪打印产品演示视频。

三、签署中的技术要求解读及应对措施:

1、电子劳动合同订立平台需符合相关技术规定:

根据《指引》第三、第四、第十五条规定:

一,用人单位与劳动者订立电子劳动合同的,要通过电子劳动合同订立平台订立。

二,电子劳动合同订立平台要通过有效的现代信息技术手段提供劳动合同订立、调取、储存、应用等服务,具备身份认证、电子签名、意愿确认、数据安全防护等能力,确保电子劳动合同信息的订立、生成、传递、储存等符合法律法规规定,满足真实、完整、准确、不可篡改和可追溯等要求。

三,鼓励用人单位和劳动者优先选用人力资源社会保障部门等政府部门建设的电子劳动合同订立平台(以下简称政府平台)。

用人单位和劳动者未通过政府平台订立电子劳动合同的,要按照当地人力资源社会保障部门公布的数据格式和标准,提交满足电子政务要求的电子劳动合同数据,便捷办理就业创业、劳动用工备案、社会保险、人事人才、职业培训等业务。非政府平台的电子劳动合同订立平台要支持用人单位和劳动者及时提交相关数据。

解读:

用人单位与劳动者签订电子劳动合同应该使用“具有有效现代技术、平台设计符合《指引》安全要求的、由政府部门建设的电子劳动合同平台或者其他符合规定的第三方劳动合同平台订立电子劳动合同”。

契约锁说明:

1)契约锁的产品设计符合《指引》要求,以权威数字身份证书为基础,结合《电子签名法》规定,确保签署过程本人真实身份、真实意愿操作,内容防篡改,确保每一份在契约锁签署的电子劳动合同与纸质劳动合同具有同等法律效力。

2)契约锁支持与“各地人力资源社会保障部门等政府部门建设的电子劳动合同平台”无缝集成,提供网签服务实现电子合同数据安全上传。

目前,契约锁已经接入杭州人社局网签电子劳动合同平台(简称“杭云签”),成为网签服务商之一。

2、电子合同内容应符合法律规定:

《指引》第五条规定:鼓励用人单位和劳动者使用政府发布的劳动合同示范文本订立电子劳动合同。劳动合同未载明《中华人民共和国劳动合同法》规定的劳动合同必备条款或内容违反法律法规规定的,用人单位依法承担相应的法律责任。

解读:

电子劳动合同与纸质劳动合同一样,均需要符合劳动法、劳动合同法等相关法律规定,应该具备劳动合同必备条款,对于用人单位及劳动者的权利义务的设定也应该合法、合规,否则,即使电子劳动合同订立的程序合法,也可能因为内容不合法而存在被认定为无效的风险。

契约锁说明:

此前,人力资源社会保障部已经发布《关于发布劳动合同示范文本的说明》,公布了根据《中华人民共和国劳动合同法》等法律法规和政策规定编制的《劳动合同(通用)》和《劳动合同(劳务派遣)》示范文本,用于指导用人单位和劳动者规范签订合同。

【注】:可在契约锁微信公众号回复“电子劳动合同模板”关键字,获取劳动合同通用及续签范本。

契约锁建议企业尽可能使用政府公布的示范文本,同时,契约锁可以根据示范文本为用人单位制定规范的电子劳动合同新签、续签模板,签署中一键调用,智能生成规范格式电子劳动合同,帮助用人单位签署内容规范的电子劳动合同。

解读《电子劳动合同订立指引》,规范签订电子劳动合同

(契约锁电子劳动合同模板编辑展示)

3、用人单位需确保电子合同可随时查看下载:

《指引》十一、十二条、十四条规定:

一,用人单位要提示劳动者及时下载和保存电子劳动合同文本,告知劳动者查看、下载电子劳动合同的方法,并提供必要的指导和帮助。

二,用人单位要确保劳动者可以使用常用设备随时查看、下载、打印电子劳动合同的完整内容,不得向劳动者收取费用。

三,电子劳动合同的储存期限要符合《中华人民共和国劳动合同法》关于劳动合同保存期限的规定。

解读:

此条规定强调了用人单位有确保电子劳动合同数据可以随时调取查用的责任,用人单位需要确保使用的电子合同签署平台有查阅调取和储存能力,以防止日后发生纠纷时,无法举证的法律后果。

契约锁说明:

契约锁可以对签署的电子劳动合同进行长期数据存储服务,签署完成后可以通过契约锁APP或者短信链接及时查看、下载已签署的电子劳动合同。

4、签署双方身份真实、出于真实意愿

根据《指引》第七、第八条规定:

一,用人单位和劳动者要确保向电子劳动合同订立平台提交的身份信息真实、完整、准确。电子劳动合同订立平台要通过数字证书、联网信息核验、生物特征识别验证、手机短信息验证码等技术手段,真实反映订立人身份和签署意愿,并记录和保存验证确认过程。

二,用人单位和劳动者要使用符合《中华人民共和国电子签名法》要求、依法设立的电子认证服务机构颁发的数字证书和密钥,进行电子签名。

解读:

用人单位及劳动者签署通过电子劳动合同订立平台签署合同,平台需要借助多种技术手段对双方身份身份信息进行验证,通过权威电子认证服务机构颁发数字身份证书,确保信息真实、完整、准确。

契约锁说明:

契约锁和工信部授权的CA机构合作,提供用人单位及个人身份认证和核验服务,为双方颁发权威可信的数字身份证书,确保签署是本人真实意愿操作。

5、确保电子签名可靠,并附带可信时间戳

《指引》第九条规定,电子劳动合同经用人单位和劳动者签署可靠的电子签名后生效,并应附带可信时间戳。

契约锁说明:

契约锁和工信部授权的CA机构合作,连接权威可信的时间戳服务中心,为数字证书为基础为用户提供安全、可靠的电子签名,以及可信的时间戳服务。

6、合同订立完成,用人单位需及时通知劳动者

《指引》第十条规定,电子劳动合同订立后,用人单位要以手机短信、微信、电子邮件或者APP信息提示等方式通知劳动者电子劳动合同已订立完成。

解读:

签署电子劳动合同,用人单位有责任让劳动者及时了解签署进度,确保劳动者的签署完成后第一时间可以下载、查看合同。

契约锁说明:

契约锁电子签章平台符合《指引》要求,电子劳动合同签署完成后,自动通过短信链接、电子邮件或者APP应用以及微信服务号通知劳动者签署进度。

7、签订全过程数据需留存,方便查看、提取证据

《指引》第十六条,电子劳动合同订立平台要留存订立和管理电子劳动合同全过程证据,包括身份认证、签署意愿、电子签名等,保证电子证据链的完整性,确保相关信息可查询、可调用,为用人单位、劳动者以及法律法规授权机构查询和提取电子数据提供便利。

解读:

电子劳动合同订立平台需要具备签署数据留存能力,通过证据留存才能在纠纷时为用人单位和劳动者及时提供证据支持。

契约锁说明:

契约锁按照《指引》要求提供公证处存证及区块链存证服务,联合权威公证处进行文件hash值存证,实现司法活动中的电子数据可核验、可追溯,并支持一键出证。

【点击观看】:契约锁数据存证功能场景视频 

8、需保证合同签署数据及主体信息安全

根据《指引》十七、十八、十九条规定:

一,电子劳动合同信息的管理、调取和应用要符合《中华人民共和国网络安全法》《互联网信息服务管理办法》等法律法规,不得侵害信息主体合法权益。

二,电子劳动合同订立平台及其所依赖的服务环境,要按照《信息安全等级保护管理办法》第三级的相关要求实施网络安全等级保护,确保平台稳定运行,提供连续服务,防止所收集或使用的身份信息、合同内容信息、日志信息泄漏、篡改、丢失。

三,电子劳动合同订立平台要建立健全电子劳动合同信息保护制度,不得非法收集、使用、加工、传输、提供、公开电子劳动合同信息。未经信息主体同意或者法律法规授权,电子劳动合同订立平台不得向他人非法提供电子劳动合同查阅、调取等服务。

解读:

电子合同订立平台应该符合相关法律法规管理要求,具备成熟稳定的信息安全保护体系,保障签约主体信息安全,保证签署过程中合同数据安全。

契约锁说明:

契约锁电子签章平台依照国家《信息安全法》等条例的要求研发设计,目前已经取得了《信息系统安全等级保护备案证明三级证书》,通过了ISO27001安全管理要求的认证、欧盟企业GDPR要求、可信云平台认证等保障用户签署安全。采用系统管理员、安全保密管理员、审计员三员分立管理标准,具备成熟的安全体系。

总结

根据《指引》要求,使用符合技术规定的电子劳动合同平台签署电子劳动合同将成用人单位和劳动者主要签署方式。

电子劳动合同平台是否符合相关法律法规建设要求,具备安全、可信的服务环境,是用人单位和劳动者实现合规合法签署的基础条件。

契约锁「数字可信」基础产品坚持为用人单位的电子劳动合同签署过程提供“可信数字身份、电子签章、印控平台以及数字档案”管理服务,解决电子劳动合同签署过程中双方身份可信、签名有效性以及电子劳动合同档案管理难题,助力电子劳动合同普及应用!

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